Las planillas pueden ser una poderosa herramienta analítica para tu negocio, permite a tu empresa ser competitivos y fácilmente compartir información, pero tienen varias desventajas también. Si sufres de cualquier combinación de estos síntomas, debes considerar subir a una base de datos.
1. Vincular es una Pesadilla
Asumamos que creas una planilla para cada mes del año, si intenta hacer un análisis de dos años tendrías que vincular las 24 planillas teniendo como resultado en una gran pesadilla. Con una base de datos toda la información se guarda en tablas separadas, cuidadosamente organizadas y fácilmente disponibles para las consultas.
2. Un Infierno para Multiusuario
Si tienes planillas que requieren que varios miembros del equipo puedan editar al mismo tiempo, probablemente has visto el temido mensaje diciendo que la única forma de abrir una planilla es como «sólo lectura» porque está siendo utilizada. Con una base de datos los usuarios pueden editar múltiples registros al mismo tiempo.
3. Siempre Pestañas
En lugar de crear múltiples planillas, las organizaciones a veces crean pestañas infinitas para incluir toda la información en una sola planilla gigante. No sólo hace la computadora muy lenta cuando se carga el “monstruo”, sino que también puede crear grandes dolores de cabeza tratando de mantener todo sincronizado.
4. No hay Seguridad
Es casi imposible tener un modelo simple de seguridad donde empleados pueden hacer ciertas cosas en planillas individuales, y mucho menos tener un modelo más completo basado en roles. En una base de datos con la seguridad de SQL Server, puedes disfrutar de un modelo de seguridad excelente que permite a los administradores elegir quién puede ver, editar o crear informes con los datos.
5. Copias, Copias, Copias
Los empleados pueden copiar planillas en sus computadoras o eventualmente dejar la empresa y nadie sabe qué pasará con esos datos. El problema no es sólo que existen copias independientes, desactualizadas y redundantes de planillas flotando por ahí, esto puede resultar en episodios vergonzosos de exposición de información confidencial del cliente o del empleado. Por otra parte es muy difícil salir de una empresa con un archivo de base de datos organizado en una base de datos SQL Server.
6. Búsqueda Ineficiente
Si tu búsqueda implica desplazarse a través de múltiples hojas de cálculo y cientos de columnas sólo para revisar si la información es actualizada, definitivamente necesitarás actualizarte a una aplicación más eficiente. Una base de datos puede tener un formulario de búsqueda que permite a los usuarios realizar consultas por nombre, dirección, teléfono, etc.
7. Clasificación y Presentación de Informes
Si has intentado crear un informe, pero primero tuviste que ordenar la información en múltiples planillas sólo para encontrarte tratando de armar un rompecabezas, una base de datos podría ser la respuesta. Con ésta puedes generar informes personalizados con facilidad utilizando una amplia gama de criterios.
8. Data Sucia
Puesto que se puede escribir lo que quieras en una planilla, se convierte en un gran problema una vez que tienes un montón de datos (al menos que puedas ingresar sólo desde una lista en cada celda). Esto puede significar información inexacta y duplicada mientras que las bases de datos restringen el tipo de datos para obtener resultados más limpios. Con una base de datos, los usuarios pueden ser limitados a una lista. Además una base de datos también puede aplicar sus procedimientos de negocios, como enviar una orden hasta que recibir una factura.
Una vez que tus planillas se han convertido en inmanejables, las bases de datos es una salto natural para cualquier negocio, permitiendo a tu empresa tener datos firmes e informes con facilidad.
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