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Comunicación Efectiva a través de FogBugz

La comunicación efectiva entre miembros de equipo es de suma importancia cuando se trata de alcanzar la calidad del software; sin embargo, la calidad del software casi nunca es perfecta. Por esta razón, es común que los clientes reporten a sus proveedores ciertas fallas en las aplicaciones, expongan puntos de mejoras o requieran agregar nuevas funcionalidades, generando solicitudes que se convierten en casos de atención por parte del equipo encargado del desarrollo del proyecto. Es allí donde comienza la interacción entre cliente, equipo de desarrollo y testing a través de FogBugz.

Comunicación Efectiva a través de FogBugz IT Impact Access Experts Chicago (1)

FogBugz es una herramienta orientada al registro y control de fallas o solicitudes que se realizan con el fin de mejorar el funcionamiento de aplicaciones. Su principal ventaja es mantener la información de forma centralizada a través de casos, facilitando el seguimiento y control de las actividades a realizar para dar solución a estos casos.

FogBugz is a tool for managing bug fixes and registering requests that are made by clients in order to improve the performance of applications. Its main advantage is to keep the information in a centralized manner by creating cases, facilitating the monitoring and management of the actions needed to resolve these cases.

Ahora bien, para que el proceso de comunicación a través de FogBugz sea de forma efectiva hay que considerar varios aspectos. El punto de partida es la creación de casos.

Creación de Casos

Los nuevos requerimientos que se registran en FogBugz pueden ser reportados por el usuario final de la aplicación o por alguno de los miembros del equipo que intervienen en el proceso de desarrollo bien sea por medio de un email a la cuenta correspondiente de FogBugz o directamente desde la aplicación. Lo importante es reportarlos de la forma correcta. Para mayor información puede visitar el siguiente blog “Cómo informar Bugs de manera efectiva”.

Una vez creado el caso, comienzan a entrar en juego algunas funciones o información adicional que se pueden agregar para garantizar la comunicación y seguimiento del caso, entre las cuales se pueden mencionar:

Establecer Prioridad

La categorización de las prioridades que se manejan en FogBugz son establecidas por los administradores de esta herramienta. Es decir, es totalmente configurable y permite definir el grado de importancia que tiene el caso en comparación con el resto de requerimientos que existen para el proyecto. Con esta información el desarrollador puede planificar y ejecutar sus actividades en base a las necesidades del cliente y asimismo el cliente estará al tanto del orden en el que se le dará respuesta a sus requerimientos.

Contacto Primario / Asignar a

El contacto primario es una información que se debe establecer al momento de crear un proyecto en FogBugz y se refiere a la persona que por defecto recibirá el caso una vez que sea creado. Esa persona, por ejemplo, puede ser el Gerente de Proyecto o el principal desarrollador del proyecto. Sin embargo, puede ser modificado manualmente cuando se desea asignar a un miembro del equipo en particular, independientemente de que sea o no el contacto principal. Con esta información, tanto el resto del equipo como los clientes estarán informados acerca de quien está trabajando en el caso y así poder solicitar estatus en cualquier momento.

Notificación de caso

Cuando se crea un caso, este es notificado vía mail al contacto principal o la persona asignada. No obstante, esta opción permite informar a otras personas que estén involucradas en el proyecto sobre la creación o estatus del caso, manteniéndolos al día sobre los avances y/o inconvenientes que se han estado presentado durante el desarrollo del proceso.

Edición de casos

A través de esta opción, se puede actualizar la información del caso cuando sea necesario, desde agregar comentarios acerca de avances o contratiempos, añadir imágenes, reasignar, notificar, cambiar el estatus del caso hasta crear relaciones, ayudando así a llevar un correcto seguimiento de las actividades realizadas.

Relación de casos

Otra de las ventajas que ofrece la aplicación de FogBugz es la opción de relacionar y/o asociar diferentes casos, lo que agrega información adicional sobre la dependencia que pueden tener entre ellos. Es posible hacerlo de tres formas:

  1. Hacer referencia en el contenido del caso con solo colocar en el texto ver “case 1011”
  2. Establecer conexión a través del Parent Case, indicando que el caso actual forma parte de un caso principal
  3. Por medio del Subcases donde se establecen los números de casos que forman parte de él

Es decir, estas dos últimas opciones estarán indicando que un grupo de casos conforman un caso general, por lo que todos deben ser completados para considerar que se le ha dado solución a la solicitud principal.

Adicional a estos aspectos existen funciones que se pueden visualizar al momento de revisar un caso para dar respuesta inmediata, tales como:

Asignar

No es más que una manera rápida para asignar el caso a una nueva persona, bien sea por error en la asignación inicial o porque ya se trabajó en el caso y debe pasar a otro miembro del equipo para que continúe con el proceso de solución. Esta opción lleva al usuario al panel de edición estableciendo automáticamente como Assigned To a la persona seleccionada.

Responder

Por medio de esta opción, se puede tener una comunicación directa con la persona que ha creado el caso, esto es de gran ayuda cuando se requiere información adicional o informar acerca de lo que se está haciendo actualmente para solucionar el inconveniente o requerimiento planteado.

Reenviar

Esta opción permite reenviar vía email el caso o su contenido a otra(s) persona(s) que se considere deban estar notificadas e incluso tiene la bondad de agregar alguna información adicional.

Por estas razones, FogBugz se ha convertido en nuestro principal aliado en el proceso de comunicación entre miembros del proyecto y / o clientes, brindándonos la oportunidad de consolidarnos como equipo, haciendo el proceso de comunicación mucho más efectivo, garantizando un mayor control en el seguimiento de los diferentes requerimientos así como el manejo de proyectos grandes y complejos donde pueden estar varios desarrolladores involucrados en el proceso, lo que nos permite tener mejor capacidad de respuesta para nuestros clientes y brindar un mejor servicio, ofreciéndoles una herramienta con la que ellos mismos pueden verificar el estatus de sus solicitudes de una manera mucho más eficaz y transparente.

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